国务院公布的《地方志工作条例》指出：“地方志书，是指全面系统地记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献。”地方史志行文的要求是：内容表达准确，具有逻辑性。记述事物、事件和人物，寓观点于地方史志的记述之中。因此，各级地方史志编纂者均要坚持秉笔直书、述而不论原则。为了提高市、区（县）地方史志编纂质量，根据《地方志工作条例》《出版管理条例》《图书质量管理规定》《地方志书质量规定》和《湖南省地方志工作办法》等法规，结合地方史志工作实际，拟定《地方史志行文通则》。
一、书名 体裁 结构层次 标题 概述
（一）书名：市、区（县）志书的名称以下限之时的本行政区域名称冠名，
分别在《××市志》《××市××区志》《××县志》正下方或者竖排之时在其左边标明上限、下限年份，如《张家界市志》（1988—2001年）。
（二）体裁：志书的体裁包括述、记、志、传、图、表、录等，以志为主。附录的原始文献、补遗考订等资料具有重要存史价值。
（三）结构层次：市、区（县）志按篇、章、节、目排列。
志书正文的层次按照以下规定的序号格式依次排列：
第一级：一、二、三、……
第二级：（一）（二）（三）……
第三级：1、2、3、……
第四级：（1）（2）（3）……
第五级：①②③……
（四）标题：简明准确，题文相符，以事项命标题，同一门类各级标题不重复。标题采用名词或者词组，不加修饰语，不宜过长。用汉字冠以次序，如“第一章”“第一节”。
（五）概述：市、区（县）志的篇、章之下二者可选一设无题概述，节之下不设概述。全书无题概述设置应该统一，能够反映事物发展的全貌和特点等。
二、文体文风
（一）地方志书使用规范的现代语体文记述（即使用书面语，慎用口语、方言和文白夹杂的半文言文）。使用陈述句和完成时态，不用祈使句、疑问句和未完成时态。
（二）地方志书行文严谨、朴实、简洁、流畅。据事直书，注意分寸。不用“狠抓”“大搞”“据不完全统计”等不确切的词语，不用“似乎”“有人认为”“由于种种原因”等模糊不清的词语。杜绝浮词、套话、假话、大话和空话，如“在×××领导下”“取得伟大的成就”等。不用评价词语，慎用“最大”“最高”“国内领先”“国际水平”等。
（三）地方志书的行文规范遵循国家关于出版图书行文方面的规定，包括文字规则、词语规则、语法规则、名称使用规则、标点符号使用规则、序数使用规则、数字书写规则、计量单位使用规则等。
（四）地方志书的语言文字遵照全国人大常委会于2000年通过的《国家通用语言文字法》。使用专业术语要规范准确，专业性过强的术语，使用之时应该加以注释说明。使用规范汉字，用词概念准确，符合现代汉语语法规范。规范汉字是指国务院于2013年6月5日公布的《通用规范汉字表》收录的8105个汉字。现代汉语部分字词在使用中出现不统一情况，为了志书编纂的统一性，须尽可能规范使用。“唯一”与“惟一”，统一使用“唯一”。“其他”与“其它”两者都可用时，统一用“其他”。“制定”与“制订”，法律、决定、规定、制度、章程用“制定”，计划、规章用“制订”。
（五）除引文和特殊情况（如某些史实记述涉及古人名、古地名、金石铭文等）必须用繁体字外，一律以国家语言文字工作委员会于1986年公布的《简化字总表》为依据，使用标准的简化汉字书写地方史志。
（六）标点符号宜使用新用法。标点符号使用规则适用国家标准化管理委员会等部门于2011年12月发布的国家标准《标点符号用法》（GB/T15834—2011）和《人民日报》于2016年公布的 《全新标点符号使用大全》（对原有的标点符号进行重新制定和修改）。标点符号的种类包括标号和点号，点号包括句号、问号、叹号、逗号、顿号、分号、冒号。顿号用于并列词语之间，用于某些序次语之后；若相邻两数字连用为缩略形式，宜用顿号；相邻或者相近两数字连用表示概数不用顿号；标有引号的并列成分之间、标有书名号的并列成分之间不用顿号。
三、称谓运用
（一）名称和称谓运用规范。记述各个历史时期的朝代、机构、官职、地名等，均用当时名称。如不称清王朝为“满清”。各种组织、机构、法律法规、文件、会议以及专有名词等专有名称在第一次出现时使用全称，后续文中可以用规范的简称。非物质文化遗产简称“非遗”，不得使用“非遗文化”等错误提法；已被列入非物质文化遗产代表性项目名录的，称为“非物质文化遗产代表性项目”；经各级文旅部门认定的传承人，称为“非物质文化遗产代表性传承人”。
（二）除了引文和特殊情况之外，称谓以第三人称记述。不用“我党”“我省”“我市”“我县”“我局”等第一人称，必须直书其名。如“我党”应该写为“中国共产党”。
（三）不同时期的国家、党派、团体、机构、职务、地名，均用当时名称，不用泛指名称（如：“中央”，应该写明“中共中央”），不以今称代替。历史地名使用当时名称且冠以朝代名称，并括注今地名，如
